Administratief medewerker personeelsdienst (m/v/x)

Referentie: PERSON Sec 2018 01 NL
Organisatie: Unia
Tijdsregeling: 50%
Solliciteer vóór: 5 maart 2018

Doel van je functie

Je bent verantwoordelijk voor een aantal administratieve en organisatorische taken in verband met personeelsadministratie en -organisatie, zowel ten aanzien van de personeelsleden, als van externe diensten en sollicitanten.

Jouw plaats binnen de organisatie

Je maakt deel uit van de personeelsdienst en rapporteert aan het hoofd van deze dienst. Unia is je werkgever maar je verzekert deze functie ook ten aanzien van je collega’s van Myria en van het Steunpunt Armoedebestrijding.

Opdrachten

Je ondersteunt de wervings- en selectieprocedures, de indiensttredingen en uitdiensttredingen.  Je bent verantwoordelijk voor de opvolging van spontane sollicitaties:

  • Je maakt adressenbestanden op en houdt het overzicht van de kandidatuurstellingen up-to-date.
  • Je maakt en verstuurt uitnodigingen, documenten en brieven tijdens het verloop van de selectieprocedure.
  • Je maakt dossiers op voor de leden van de selectiecommissie.
  • Je beantwoordt vragen van kandidaten over de vacature en de procedure.
  • Je organiseert de testen (ontvangst, begeleiding, toezicht, ...).
  • Je beantwoordt spontane sollicitaties.
  • Je verricht organisatorische en administratieve taken bij de indiensttreding of uitdiensttreding van medewerkers.
  • Je staat in voor de archivering van de selectieprocedures.
  • Als referentiepersoon binnen de personeelsdienst werk je in overleg met de dienst communicatie voor de implementatie, opvolging en evaluatie van de automatisering van de aanwervingsprocedure.
  • Je programmeert met Attentia de nodige medische onderzoeken voor nieuwe collega’s in specifieke functies.

Je beheert het secretariaatswerk van de personeelsdienst:

  • Je verzorgt elke dag de post voor de personeelsdienst (ontvangst en verzending van interne en externe post voor de dienst).
  • Je zorgt ervoor dat de dienst een voorraad klein bureaumateriaal heeft.
  • Je maakt regelmatig kopieën, scans en afdrukken voor de dienst.
  • Je staat in voor en houdt de lijst van de externe contacten van de dienst up-to-date.
  • Je programmeert de data voor de dienstvergaderingen, maakt hiervoor de documenten klaar (lay-out, op Sharepoint plaatsen, kopieën, …) en schrijft de beslissingsverslagen ervan.
  • Je bereidt de documenten voor het basisoverlegcomité en de onderhoudscommissie voor de functieclassificatie (vertalingen laten maken en nakijken, kopieën maken, alles op Sharepoint zetten) en zet nadien de goedgekeurde verslagen op Sharepoint.
  • Je helpt de personeelsdienst met korte vertalingen van het Frans naar het Nederlands.
  • In haar afwezigheid beheer je de agenda van het diensthoofd voor het maken van afspraken.

Je bent verantwoordelijk voor de bestelling, opvolging, verificatie en stopzetting van vergoedingen voor woon-werkverkeer en voor de berekening, bestelling en bedeling van cadeaucheques (bv. geschenkcheques, nieuwjaarscheques, ...) of tegemoetkomingen. Je bent ook contactpersoon voor de maaltijdcheques:

  • Je beheert de internetplatformen waarmee abonnementen voor woon-werkverkeer worden aangevraagd; je maakt de bestelbon op voor je collega’s; je komt tussen bij eventuele problemen en zet dit alles stop bij uitdiensttreding.
  • Je maakt het bestand op van het aantal cheques waarop je collega’s recht hebben en  je bestelt de cheques bij de leverancier via hun elektronisch systeem.
  • Je controleert de bestelbon en de factuur en communiceert hierover met de dienst boekhouding.
  • Je beheert de internetapplicatie voor maaltijdcheques; je bent contactpersoon voor de leverancier en voor de medewerkers; je komt tussen in geval van problemen.
  • Je beantwoordt de vragen van je collega’s hierover.

Je houdt interne en externe databases up-to-date en informeert externe instanties over personeelsgegevens van de organisaties:

  • Je houdt de interne database personeelsbestand actueel.
  • Je rapporteert aan de arbeidsgeneeskundige dienst over personeelsaangelegenheden, je organiseert medische onderzoeken.
  • Je rapporteert personeelsgegevens aan de FOD Personeel en Organisatie, OFO (federaal opleidingsinstituut), ...
  • Je rapporteert personeelsgegevens aan de externe partner in het kader van het pensioenplan.

Je ondersteunt de projecten van de personeelsdienst:

  • Je neemt actief deel aan teamvergaderingen om samen met je collega’s alle aspecten van ons personeelsbeleid verder te ontwikkelen, te verbeteren en de procedures te automatiseren.
  • Je ondersteunt de dienst met administratieve aspecten van projecten (diversiteitsbeleid, automatisering van HR-procedures, …).
  • Je helpt mee voor de jaarlijkse overzichten van pensioenplannen en woon-werk verkeer.
  • Je fungeert als back-up van collega’s voor :
    • aan- en afwezigheden, min- en plusuren en uurroosters via Sharepoint
    • buitenlandse zendingen van medewerkers

Profiel

Diploma

Secretariaat of gelijkwaardig door ervaring.

Algemene competenties

  • Je hebt interesse voor de thema’s waarvoor Unia bevoegd is.
  • Je hebt een relevante (werk)ervaring van minimum 3 jaar met soortgelijke administratieve en organisatorische taken.
  • Je bent administratief efficiënt en nauwgezet.
  • Je hebt een talent voor organisatie.
  • Je kan verschillende taken tegelijkertijd succesvol uitvoeren op de meest efficiënte en effectieve wijze.
  • Je gaat discreet om met de informatie.
  • Je kan overzicht houden tijdens stressmomenten: je minimaliseert de prikkels en houdt je focus.
  • Je bent situationeel flexibel: je balanceert tussen flexibiliteit en je focus.
  • Je kan snel informatie vergaren: je gebruikt slimme trucs om zaken snel te vinden.
  • Je kan autonoom en in team werken.
  • Je hebt goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
  • Je talenkennis: Nederlands (perfect) en Frans (zeer vlotte operationele kennis).
  • Je bent ICT-vaardig: je werkt vlot met de software van Microsoft Suite;  je neemt de tijd om je beter te bekwamen in de bestaande software en je verdiept je in de nieuwe software.

Specifieke competenties

  • Je kent de externe organismen en hun toepassingen waarnaar gerapporteerd wordt (P&O, OFO, Fed+,  Edenred…) en sociale instanties (RSZ, Mutualiteiten, …).
  • Je hebt een basiskennis van loonverwerking.
  • Je kent de structuur, de interne werkprocessen en de procedures van de organisatie.

Contract

  • Onbepaalde duur
  • Contract 50% (19 uur/week), mogelijk voltijds vanaf 1/1/2019
  • Uurregeling: in overleg
  • Loon: volgens klasse 5 (barema’s Unia). Ter indicatie: de bruto maandwedde bij een tewerkstelling van 100% (index juli 2017) bedraagt voor 0 jaar anciënniteit: € 2169,45 - 5 jaar anciënniteit: € 2454,53 - 10 jaar anciënniteit: € 2736,63 - 15 jaar anciënniteit: € 3021,46 - 20 jaar anciënniteit: € 3238,78 € - 25 jaar anciënniteit (= het maximum): € 3370,38; nuttige ervaring wordt gevaloriseerd als anciënniteit
  • Vakantiegeld tegen 92% van het maandloon; eindejaarspremie volgens het systeem van de federale openbare sector
  • Maaltijdcheques
  • Pensioenplan
  • Volledige terugbetaling vervoerskosten van het woon-werkverkeer met het openbaar vervoer.

Hoe dien je je kandidatuur in?

Je kandidatuur is enkel geldig als je het standaardformulier op deze pagina gebruikt:

  • Vul het standaardformulier in
  • Stuur het ons uiterlijk op 05/03/2018 om 9u met de referentie PERSON Sec 2018 01 NL:
  • Bij voorkeur per mail naar vacature@unia.be. Per post naar: Unia, Dienst Personeel, t.a.v. Sophie Lambert; Koningsstraat 138, 1000 Brussel.

Procedure

  • Indienen van de kandidaturen
  • Schriftelijke test - selectie
  • Gesprek met selectiecomité – selectie
  • Indiensttreding

Voor meer informatie

Sophie Lambert, diensthoofd Personeelsdienst 02 212 31 13, sophie.lambert@unia.be.