Déclaration de respect de la vie privée

À Unia, nous attachons beaucoup d’importance à la protection de votre vie privée.

C’est pourquoi vous découvrirez, en détail ci-dessous, quelles sont les données à caractère personnel que nous récoltons, enregistrons et traitons par e-mail, via notre formulaire de signalement ou de contact sur www.unia.be. Tout traitement de vos données se fait conformément au Règlement général sur la Protection des Données (RGPD) du 27 avril 2016 et à la loi belge sur le respect de la vie privée du 30 juillet 2018.

1. Explications générales

Vous retrouverez les missions d’Unia dans l’accord de coopération du 12 juin 2013 entre l’État fédéral, les Communautés et les Régions.

Unia traite-t-il vos données personnelles ? Oui, mais nous le faisons conformément au RGPD, afin de garantir la confidentialité de vos données et de vous informer du traitement qui en est fait.

Unia peut traiter vos données personnelles dans le cadre de ses missions, lorsque :

  • vous nous adressez, ou quelqu’un nous adresse en votre nom, un signalement pour un cas de discrimination, de message de haine ou de violence ;
  • vous êtes cité comme témoin ou comme responsable présumé dans le cadre d’un signalement ;
  • vous nous commandez une publication ou nous vous en envoyons une ;
  • vous vous inscrivez à l’une de nos newsletters ;
  • vous suivez une formation chez nous ;
  • vous participez à un concours, comme par exemple #DonneMoi1Minute ;
  • vous participez à une concertation, un séminaire ou une journée d’étude ;
  • vous participez à une étude faite pour le compte d’Unia ;
  • vous posez votre candidature à une offre d’emploi d’Unia.

Vous trouverez dans cette déclaration de respect de la vie privée des informations sur le traitement de vos données à caractère personnel et sur vos droits dans ce domaine.

Seule la version la plus récente de cette déclaration, accessible en ligne sur www.unia.be est d’application.

Pour d’autres questions sur le traitement de vos données personnelles, vous pouvez prendre contact avec notre délégué à la protection des données :

  • Par e-mail: dpo@unia.be
  • Par courrier
    • Unia
    • Délégué à la protection des données
    • Rue Royale 138
    • 1000 Bruxelles
  • Par téléphone: 02/21 23 000

2. Que faisons-nous de vos données ?

2.1. Lorsque vous vous inscrivez à des newsletters, commandez des pubications, posez des questions, suivez des formations ou des journées d’étude

2.1.1. Pourquoi utilisons-nous vos données ?

Vous transmettez à Unia des données personnelles différentes selon le formulaire que vous complétez sur www.unia.be et la raison de votre contact avec Unia. Ces données sont nécessaires pour pouvoir vous aider.

Inscription à la newsletter

Si vous voulez recevoir l’une de nos newsletters, nous avons besoin de votre nom et de votre adresse électronique. Nous utilisons ces données dans le seul et unique but de vous faire parvenir la newsletter demandée. Vous ne souhaitez plus la recevoir ? Dans ce cas, un lien dans la newsletter vous permet de vous désinscrire.

Commande de publication papier

Vous voulez commander une publication en version papier ? Nous avons alors besoin de votre nom, de votre organisation (le cas échéant) et de votre adresse électronique et postale. Nous utilisons ces données uniquement pendant la durée nécessaire pour traiter votre commande et vous envoyer la publication. Ensuite, nous les effaçons.

Vous exercez une fonction en politique ou au sein d’un organisme public ? Vous êtes alors susceptible de recevoir une publication ou un rapport annuel,dans le cadre d’une obligation légale d’Unia de justifier son action, sans que vous n’en ayez fait explicitement la demande. Si vous ne souhaitez plus recevoir ces documents, vous pouvez demander de faire entièrement supprimer vos données selon la procédure décrite à la partie IV ‘Vos droits’.

Question ou remarque au moyen du formulaire de contact

Pour pouvoir vous donner une réponse à votre demande ou votre remarque, nous avons besoin de votre nom et de votre adresse électronique. Votre message et vos données sont ensuite transmis au collègue le mieux placé pour y répondre. Il ne conservera vos données que pendant la durée nécessaire pour répondre à votre question ou donner suite à votre remarque. Vos données ne sont donc pas conservées plus longtemps qu’il ne faut pour y donner suite.

Participation à une formation ou à une journée d’étude

Si vous suivez une formation ou une journée d’étude à Unia, nous vous demandons en principe votre nom, votre adresse et votre adresse e-mail. Ces données sont essentielles pour l’organisation ou le suivi d’une formation ou journée d’étude. Elles ne serons pas utilisées plus longtemps que ne l’exige la réalisation de ces objectifs.

2.1.2. Quelle est la base légale pour le traitement de vos données ?

En remplissant un formulaire sur notre site internet, en nous envoyant un e-mail ou en suivant une formation ou une journée d’étude, vous nous donnez l’autorisation de traiter vos données aux fins mentionnées ci-dessus. De plus, certains de ces traitements font partie de nos missions légales et de l’obligation de justification qui en résulte vis-à-vis des instances publiques.

2.1.3. Combien de temps conservons-nous vos données ?

Vos données personnelles sont conservées pendant la durée utile aux objectifs du traitement mentionnés ci-dessus. Vous souhaitez qu’elles disparaissent plus vite de notre banque de données ? Dans ce cas, lisez la procédure décrite à la partie IV ‘Vos droits’.

2.1.4. Utilisation de cookies & analyse statistique de l’utilisation du site

Les seuls cookies qu’utilise Unia sont des cookies techniques essentiels, des cookies analytiques obtenus via Google Analytics et des cookies marketing de Twitter. Quels cookies sont utilisés sur notre site et pourquoi ?

2.2. Lorsque vous signalez un cas de discrimination, de haine ou de violence

2.2.1. Pourquoi utilisons-nous vos données ?

Vous faites un signalement au moyen de notre formulaire en ligne, par e-mail, par téléphone ou lors d’un entretien de contact ? Un tuteur ou un administrateur provisoire le fait en votre nom ? Nous vous demandons alors au moins votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone et votre identité de genre. Nous avons besoin de cette dernière donnée pour pouvoir faire anonymement rapport aux pouvoirs publics sur les signalements reçus selon le genre.

À Unia, lorsque nous recevons votre signalement ou un signalement vous concernant, nous traitons vos données (personnelles) de manière strictement confidentielle et dans les limites de nos missions et compétences légales.

Nous ne communiquons jamais à des tiers et de manière non anonyme le contenu de votre signalement et vos données personnelles sans votre consentement explicite, sauf à des personnes ou instances qui agissent en votre nom ou à des instances qui sont liées à Unia par un contrat de sous-traitance adéquat. Seuls les collaborateurs d’Unia qui traitent les signalements ainsi que la direction ont accès à tout votre dossier. Ils sont tenus au respect strict du secret professionnel.

2.2.2. Quelle est la base légale pour le traitement de vos données ?

Le traitement des dossiers de discrimination, de haine ou de violence est l’une des missions légales d’Unia. En prenant vous-même contact avec nous, vous nous autorisez à traiter vos données dans les buts mentionnés plus haut.

2.2.3. Combien de temps conservons-nous vos données ?

Si vous nous adressez un signalement, nous conservons vos données personnelles jusqu’à 10 ans après la clôture du dossier. Ensuite, nous les supprimons entièrement. Vous souhaitez qu’elles disparaissent plus vite de notre banque de données ? C’est possible, à certaines conditions. Vous trouverez des instructions à ce sujet à la partie IV ‘Vos droits’.

2.3. Lorsque vous posez votre candidature à Unia

2.3.1. Pourquoi utilisons-nous vos données ?

Vous êtes candidat à un emploi à Unia ? Vos données sont alors traitées par notre service du personnel dans le cadre de la gestion de nos offres d’emploi. Nous pouvons ainsi évaluer si vous répondez aux critères d’un emploi vacant et, si c’est le cas, reprendre contact avec vous.

2.3.2. Quelle est la base légale pour le traitement de vos données ?

Vos données sont nécessaires pour nous permettre de sélectionner le candidat le plus approprié lorsqu’il faut pourvoir à un emploi vacant.

En posant votre candidature chez nous, vous nous avez en outre autorisés à traiter vos données dans les buts mentionnés plus haut.

2.3.3. Combien de temps conservons-nous vos données ?

Toutes les données concernant des candidatures sont conservées pendant 10 ans afin de donner l’occasion aux instances de contrôle d’évaluer l’objectivité de la procédure de sélection appliquée. Après ce délai, nous considérons que votre situation professionnelle a sans doute changé et que votre candidature n’a plus d’objet. Vous souhaitez que vos données disparaissent plus vite de notre banque de données ? C’est possible, à certaines conditions. Vous trouverez des instructions à ce sujet à la partie IV ‘Vos droits’.

3. Partage de données personnelles

Les données personnelles traitées par Unia sont accessibles aux membres de notre personnel (ou à certains d’entre eux) dans le cadre de leur fonction et strictement dans la mesure où ils ont besoin de les connaître.

D’autre part, Unia fait appel à des tiers prestataires de services en soutien à diverses activités. Il s’agit notamment :

  • d’entreprises informatiques, notamment pour numériser correctement votre signalement ;
  • de bureaux d’enquête ou d’instituts de recherche réputés afin d’évaluer votre satisfaction quant à notre travail, ce qui est nécessaire pour satisfaire à notre obligation légale de rapportage vis-à-vis des autorités publiques.

Unia collabore uniquement avec des partenaires qui respectent les règles légales en matière de traitement des données à caractère personnel et avec lesquels un contrat de sous-traitance a été conclu.

Unia ne revend pas ou ne transmet pas vos données personnelles à des tiers qui voudraient en faire un usage commercial.

4. Vos droits

  • Vous avez le droit de savoir comment et sur quelle base légale vos informations personnelles sont traitées.
  • Vous avez le droit de consulter vos données telles qu’elles sont conservées dans notre administration et d’en obtenir une copie.
  • Vous avez le droit de modifier, de compléter ou de rectifier vos données.
  • Vous avez, dans certaines limites, le droit de supprimer vos données personnelles, par exemple lorsque vous retirez votre consentement à leur traitement, lorsque vos données ne sont plus nécessaires ou lorsque la raison du traitement de vos données n'est plus d'application.
  • Vous avez le droit à la portabilité des données, pour autant que les conditions légales pour cela soient remplies.
  • Vous avez le droit de retirer votre consentement à la conservation ou au traitement futur de vos données. Les traitements qui ont été effectués auparavant cela restent valables.
  • Vous avez aussi le droit de déposer plainte auprès de l’autorité de contrôle :

5. Sécurité des données

Unia prend toutes les mesures raisonnables pour éviter la perte, l’abus, la publication, l’accès ou la modification sans autorisation de données personnelles.

Les mesures indispensables sont prises, tant sur le plan technique qu’organisationnel, pour assurer un niveau de sécurité suffisant. Nous avons ainsi assuré une formation complémentaire de notre personnel, appliqué une politique stricte d’accès à nos locaux et à nos outils de travail et conclu des contrats de sous-traitance adéquats avec nos prestataires de services.

6. Processus de décision automatisé

Le traitement des données à caractère personnel fait par Unia ne donne lieu à aucune forme de processus de décision automatisée.