Privacyverklaring

Wij zijn Unia, het Interfederaal Gelijkekansencentrum. Wij helpen mensen die te maken krijgen met discriminatie of ongelijke behandeling. 

Als je een melding doet bij Unia, hebben we jouw persoonsgegevens nodig om: 

• je melding te begrijpen en op te volgen
• contact met je op te nemen
• advies te geven of te bemiddelen
• eventueel juridische stappen te zetten
• te rapporteren over onze werking
• onze dienstverlening te verbeteren
• je een tevredenheidsenquête te sturen (alleen als je daarvoor toestemming geeft)
• onderzoek te doen naar discriminatie

Als je onze website bezoekt, hebben we jouw persoonsgegevens nodig om:  

• onze website aan te bieden en te beheren
• onze website en dienstverlening te verbeteren;
• onze nieuwsbrief te versturen (indien je je daarvoor hebt aangemeld)
• vragen te beantwoorden
• eventuele discussies te beheren

Als je solliciteert bij Unia hebben we jouw persoonsgegevens nodig om:  

• contact met je op te nemen
• je sollicitatie te beoordelen

Als je deelneemt aan een opleiding of evenement van Unia, hebben we jouw gegevens nodig om:  

• de opleiding of het evenement te organiseren
• je deelname te registreren
• contact met je op te nemen
• na afloop van de opleiding of het evenement op te volgen over je deelname 

We delen jouw persoonsgegevens alleen als dat nodig is. Bijvoorbeeld met: 

• andere diensten of organisaties die je kunnen helpen
• vakbonden of advocaten (alleen met jouw toestemming)
• onderzoekers (onder strikte voorwaarden)
• overheidsdiensten als dat wettelijk verplicht is
• IT-dienstverleners (bijvoorbeeld voor IT-ondersteuning)
• hr-dienstverleners (als je solliciteert)

We bewaren je persoonsgegevens: 

• maximaal 10 jaar na afsluiting van je dossier
• tot 15 jaar als we mogelijk juridische stappen overwegen
• tot het einde van de procedure als we effectief naar de rechtbank stappen
• korter voor rapporten, onderzoeken of tevredenheidsenquêtes

Voor ander gebruik van je persoonsgegevens kunnen specifieke termijnen van toepassing zijn afhankelijk van het specifieke doeleinde.  

Je hebt het recht om: 

• je gegevens in te kijken
• je gegevens te laten verbeteren of verwijderen
• bezwaar te maken tegen het gebruik van je gegevens
• je toestemming terug in te trekken (als we die nodig hadden)
• een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit

Soms kunnen we je verzoek weigeren, bijvoorbeeld als we je gegevens nodig hebben voor een rechtszaak of om onze wettelijke taken uit te voeren. 

Je kan ons bereiken via: 

•  info@unia.be 
•  0800 12 800 (gratis nummer) 
• Victor Hortaplein 40, bus 40, 1060 Sint-Gillis 

Voor privacyvragen: 

• dpo@unia.be 
• 02 212 30 25 

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens die in deze Privacyverklaring staat beschreven is het Interfederaal Centrum voor gelijke kansen en bestrijding van discriminatie en racisme.  

• Adres: Victor Hortaplein 40, bus 40, 1060 Sint-Gillis
• KBO-nummer: 0548.895.779 

De persoonsgegevens die we concreet van je verzamelen hangen af van de toepasselijke doeleinden zoals hieronder beschreven. Per doeleinde wordt de rechtsgrond vermeld op basis waarvan Unia de persoonsgegevens verwerkt. 

Indien wij je gegevens voor andere dan de hieronder beschreven doeleinden gebruiken, zullen wij je van deze doeleinden op de hoogte brengen voor je gegevens te gebruiken en indien nodig je toestemming vragen. 

2.1. Persoonsgegevens in het kader van meldingen en dossiers bij Unia  

Unia verzamelt persoonsgegevens wanneer iemand contact opneemt met Unia via het meldformulier op de website van Unia, via het telefoonnummer 0800 12 800, tijdens een fysiek gesprek met een medewerker van Unia, via de post of via een ander kanaal. Desgevallend worden persoonsgegevens ook verzameld via het contactformulier op de website van Unia of verkregen via andere bevoegde instanties of organisaties waarmee Unia samenwerkt. In uitzonderlijke gevallen verzamelt Unia je persoonsgegevens op eigen initiatief, bijvoorbeeld wanneer er we via de media kennisnemen van bijzonder ernstige feiten met grote maatschappelijke impact. 

Je persoonsgegevens kunnen rechtstreeks door je worden meegedeeld, of onrechtstreeks via een derde partij (bv. indien iemand in je naam een melding indient, of indien je als getuige of vermeende aansprakelijke genoemd wordt bij een melding, andere bevoegde instanties of organisaties). 

2.2 Gebruik van de website (www.unia.be), aanbieden van de nieuwsbrief en contacten met Unia 

Wanneer je onze website gebruikt, kunnen persoonsgegevens worden verwerkt voor het aanbieden en de goede werking van onze website, analyse van het gebruik van de website om inzichten te verkrijgen, voor rapportering en verbeteren van de website. Je persoonsgegevens kunnen ook worden verwerkt om je onze nieuwsbrief te versturen indien je daarvoor inschrijft. Indien je buiten de voormelde doeleinden om contact opneemt met Unia kunnen eveneens persoonsgegevens worden verwerkt. 

Wanneer je deze website bezoekt, kan gebruik worden gemaakt van cookies of soortgelijke technologieën. Meer info over het gebruik daarvan op onze website kan je in onze cookieverklaring terugvinden. Lees dit document samen met deze Privacyverklaring. 

2.3 Solliciteren bij Unia

De hr-dienst van Unia staat in voor de rekrutering, selectie en aanwerving van sollicitanten, stagairs en studenten. 

We kunnen je persoonsgegevens verwerken als 

• Je je inschrijft voor onze job nieuwsbrief (“JobAlert”)
• Je solliciteert voor een vacature bij Unia
• Je een stage bij een van onze drie organisaties wenst te volgen 

2.4 Deelname aan een opleiding of evenement van Unia 

Unia organiseert regelmatig opleidingen of evenementen. Unia kan persoonsgegevens verwerken om deze opleidingen en evenementen te organiseren, om je deelname hieraan te registreren, om je te contacteren in verband met praktische informatie over je deelname en om na afloop van de opleiding of het evenement op te volgen over je deelname.   

3.1. Algemeen  

Interne ontvangers: Binnen Unia kunnen medewerkers toegang krijgen tot persoonsgegevens voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van hun functie. 

Dienstverleners: In het kader van de vervulling van de hierboven vernoemde doeleinden, kan Unia beroep doen op dienstverleners zoals IT-dienstverleners (bv. voor IT-ondersteuning, voor de hosting van de databank van de dossierverwerking, voor het afnemen van tevredenheidsenquêtes of aanbieders van vertaaltools) en HR-dienstverleners (bv. voor ondersteuning bij het sollicitatieproces). Je persoonsgegevens kunnen, indien noodzakelijk voor de verwezenlijking van de hierboven vernoemde doeleinden, ook aan deze dienstverleners worden overgemaakt. Zij treden in dat geval op als verwerker en mogen de gegevens uitsluitend in opdracht van Unia verwerken.   

3.2. In kader van meldingen of dossiers  

Andere overheden en instanties: Wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van haar taken, kan Unia persoonsgegevens verstrekken aan andere derden, zoals de bevoegde publieke autoriteiten, instellingen die ondersteund en begeleid worden door Unia en instellingen die, geheel of gedeeltelijk, dezelfde opdrachten uitvoeren als Unia of rechtstreeks betrokken zijn bij de uitvoering van deze opdrachten. In dat geval treden deze derden op als verwerkingsverantwoordelijke onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Voor verdere informatie over deze verwerkingen, verwijst Unia dan ook naar het toepasselijke privacyverklaring van deze derden. 

Derden gerelateerd aan een dossier: Unia kan het vermeende slachtoffer ook om toestemming vragen om persoonsgegevens te delen met een vakbond, de advocaten van Unia, de advocaten van de vermeende aansprakelijke, de advocaat van de andere burgerlijke partij of de advocaat van de vakbond. 

Externe onderzoekers: Unia kan in bepaalde gevallen een tijdelijke, voorwaardelijke toegang verlenen aan externe onderzoekers met het oog op wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden. Deze externe onderzoekers treden in de regel op als verwerkingsverantwoordelijke onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Voor verdere informatie over deze verwerkingen, verwijst Unia dan ook naar het toepasselijke privacyverklaring van deze externe onderzoekers. 

3.3. Bij sollicitaties  

In het kader van ons inclusie- en diversiteitsbeleid hanteren we een procedure waarbij de leden van de selectiecommissie kandidaturen anoniem beoordelen. Dit betekent dat het kandidatenformulier en de schriftelijke test van kandidaten worden beoordeeld zonder vermelding van persoonsgegevens. Enkel de persoonsgegevens van de kandidaten die uitgenodigd worden voor een selectiegesprek, worden gedeeld met de selectiecommissie.  

De interne of externe vakbondsafgevaardigden kunnen op hun verzoek een test en/of een selectiegesprek bijwonen. Zij mogen geen persoonsgegevens registreren of delen.  

Daarnaast doet Unia soms beroep op derde-dienstverleners voor diverse ondersteuning bij aanwervingen. Dit betreft met name:  

• Externe consultants- en selectiebureaus bij de beoordeling van de kennis en competenties van kandidaten (vb. assessment).
• Externe juryleden bij de beoordeling van specifieke kennis en competenties van kandidaten die geselecteerd zijn voor een selectiegesprek. 

3.4. Delen buiten de EER?  

Houd er rekening mee dat sommige partijen die je persoonsgegevens ontvangen gevestigd kunnen zijn in een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) waarvan de wetgeving niet dezelfde mate van gegevensbescherming biedt. Wij zullen ervoor zorgen dat je persoonsgegevens alleen worden doorgegeven aan partijen die een passend niveau van gegevensbescherming hanteren (bijvoorbeeld wanneer een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie van toepassing is of door de zogenoemde modelcontractbepalingen van de EU op te nemen in de overeenkomst met de ontvanger en onder voorbehoud van een passende beoordeling voor doorgifte). Je kan contact met ons opnemen om een kopie te ontvangen van de passende waarborgen die van toepassing zijn op de overdracht van je persoonsgegevens. 

Afhankelijk van het doeleinde van de verwerking en de context van de verwerking, zullen sommige rechten al dan niet van toepassing zijn in je geval. Voor zover de toepasselijke voorwaarden van de AVG vervuld zijn, heb je de volgende rechten: 

Recht op inzage: je hebt een recht van inzage tot de persoonsgegevens die Unia van je verwerkt, alsook het recht een kopie van deze persoonsgegevens te verkrijgen, mits daarvoor aan de wettelijke voorwaarden is voldaan. Een uitzondering op het recht van inzage bestaat onder meer om de rechten van anderen te vrijwaren of om rechtsmisbruik te voorkomen. Unia zal daarbij beoordelen of een verzoek de belangen van een slachtoffer of melder schaadt. 

Recht op gegevensoverdraagbaarheid: onder bepaalde voorwaarden, heb je het recht op overdraagbaarheid van de door jou verstrekte persoonsgegevens. Dit is enkel het geval wanneer de verwerking op je toestemming of de totstandkoming/uitvoering van een overeenkomst met je berust. 

Recht op verbetering en vergetelheid (‘right to be forgotten’): je hebt altijd de mogelijkheid om je gegevens door Unia kosteloos te laten verbeteren of wissen, mits daarvoor aan de wettelijke voorwaarden is voldaan. Uitgezonderd van wissing zijn onder meer die gegevens die Unia nog nodig heeft voor de uitvoering van een taak van algemeen belang of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.  

Beperking van de verwerking: je kan van Unia, indien voldaan is aan de hiervoor geldende wettelijke bepalingen, verlangen dat wij de verwerking van je gegevens beperken.  

Bezwaar: je mag bezwaar uitoefenen tegen verwerkingen voor reclamedoeleinden of verwerkingen die ons gerechtvaardigd belang of onze taak van algemeen belang als rechtsgrond hebben, mits daarvoor aan de wettelijke voorwaarden is voldaan. Je mag dit zelfs ongemotiveerd doen voor de verwerking van persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden. Een uitzondering op het recht van bezwaar bestaat onder meer voor die gegevens die Unia nodig heeft voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of (behalve voor direct marketing) wanneer Unia dwingende redenen heeft om de verwerking verder te zetten die zwaarder doorwegen. 

Intrekking van je toestemming: Indien Unia je persoonsgegevens verwerkt op grond van je toestemming, beschik je over het recht om die toestemming op ieder moment te herroepen. Deze herroeping zal echter geen invloed hebben op de wettigheid van de verwerking van je persoonsgegevens voor de periode die voorafgaat aan het moment van deze herroeping en op verwerkingsactiviteiten die berusten op een andere rechtsgrond. 

Klacht bij de bevoegde autoriteit: je hebt altijd het recht om contact op te nemen met de toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming van je gewoonlijke verblijfplaats, jewerkplek of, indien je van mening bent dat een inbreuk op de AVG werd begaan, de plaats van de inbreuk, en in voorkomend geval klacht in te dienen. Voor België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit. 

Om bovenstaande rechten uit te oefenen, kan je contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming per mail naar dpo@unia.be of telefonisch via het nummer 02 212 30 25. Je kan ook per post contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming op het volgende adres: Victor Hortaplein 40, bus 40, 1060 Sint-Gillis, België. Unia kan echter verzoeken afwijzen die het buitensporig acht. 

Wanneer we persoonsgegevens rechtstreeks van je verkrijgen, ben je in de regel vrij om Unia de persoonsgegevens al dan niet te verstrekken, tenzij in geval van een wettelijke verplichting. Indien je je persoonsgegevens niet wenst te verstrekken is het mogelijk dat je geen gebruik zal kunnen maken van de dienstverlening van Unia, dat je dossier niet actief kan worden opgevolgd en/of dat je vragen niet kunnen worden beantwoord.  

In principe bewaart Unia je persoonsgegevens enkel voor zolang dit nodig is voor de beschreven doeleinden (rekening houdende met de toepasselijke wettelijke bewaar- en/of verjaringstermijnen). Sommige categorieën van persoonsgegevens worden verwerkt voor meerdere doeleinden. In dit geval zullen de persoonsgegevens gewist worden indien de bewaartermijn voor alle doeleinden verlopen is.  

Hieronder wordt per doeleinde de bewaartermijn vermeld, waarna de gegevens zullen worden verwijderd of geanonimiseerd. Voor meer informatie over het retentiebeleid kan je contact opnemen met Unia via de contactgegevens vermeld in punt 8. 

Unia behoudt zich het recht voor om de Privacyverklaring steeds te wijzigen onder meer om deze aan te passen aan een gewijzigde dienstverlening of gewijzigde wettelijke en/of reglementaire vereisten. Wijzigingen aan deze Privacyverklaring treden in werking op het moment van publicatie. Wij raden je aan om altijd de meest recente versie te raadplegen. De datum waarop deze Privacyverklaring voor het laatst werd gewijzigd is terug te vinden bovenaan deze Privacyverklaring. 

Unia 

Je kan Unia bereiken via het contactformulier op de website van Unia, of je stuurt een mail naar info@unia.be. Je kan ook per post contact opnemen met Unia op het volgende adres: Victor Hortaplein 40, bus 40, 1060 Sint-Gillis, België. 

Functionaris voor gegevensbescherming 

Je kan onze functionaris voor gegevensbescherming per mail bereiken via dpo@unia.be of telefonisch via het nummer 02 212 30 25. Je kan ook per post contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming op het volgende adres: Victor Hortaplein 40, bus 40, 1060 Sint-Gillis, België.

Deze verklaring werd laatst herzien op: 17/09/2025