Privacyverklaring

Bij Unia hechten we veel belang aan de bescherming van je privacy.

Daarom lees je hieronder in detail welke persoonsgegevens we via e-mail of via het meldings- en contactformulier van www.unia.be verzamelen, bijhouden en verwerken. Iedere verwerking van jouw gegevens gebeurt conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van 27 april 2016 en de Belgische privacywet van 30 juli 2018.

1. Algemene toelichtingen

De opdrachten van Unia vind je terug in het samenwerkingsakkoord tussen de Federale Staat, de Gemeenschappen en de Gewesten van 12 juni 2013.

Verwerkt Unia je persoonsgegevens? Dan doen we, in overeenstemming met de AVG, al het mogelijke om de vertrouwelijkheid van je gegevens te vrijwaren en om je te informeren over de verwerking ervan.

Unia kan je persoonsgegevens verwerken in het kader van onze opdrachten, als:

  • je of iemand in jouw naam een melding bij ons doet rond discriminatie, haatboodschappen of geweld;
  • je als getuige of vermeende aansprakelijke genoemd wordt bij een melding;
  • je een publicatie bij ons bestelt of van ons ontvangt;
  • je je inschrijft voor een van onze nieuwsbrieven;
  • je een vorming bij ons volgt;
  • je deelneemt aan een wedstrijd, zoals #GeefMe1Minuut;
  • je deelneemt aan een overleg, seminarie of studiedag;
  • je deelneemt aan een studie in opdracht van Unia;
  • je solliciteert voor een vacature bij Unia.

In deze privacyverklaring vind je informatie over de verwerking van jouw persoonsgegevens en je rechten hierrond.

Enkel de meest recente versie van deze privacyverklaring, die online staat op www.unia.be, is van toepassing.

Voor verdere vragen rond de verwerking van jouw persoonsgegevens, kan je contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming.

  • Per e-mail: dpo@unia.be
  • Schriftelijk:
    • Unia
    • Functionaris voor gegevensbescherming
    • Koningsstraat 138
    • 1000 Brussel
  • Telefonisch: 02/21 23 000

2. Wat doen we met je gegevens?

2.1. Bij het inschrijven op nieuwsbrieven, het bestellen van publicaties, het stellen van vragen en het volgen van vormingen en studiedagen

2.1.1. Waarom gebruiken we jouw gegevens?

Afhankelijk van welk formulier je invult op www.unia.be, en van de reden van jouw contact met Unia, ontvangt Unia verschillende gegevens van je. Deze persoonsgegevens zijn nodig om je verder te kunnen helpen.

Inschrijving nieuwsbrief

Wanneer je een van onze nieuwsbrieven wilt ontvangen, hebben we je naam en e-mailadres nodig. Die gegevens gebruiken we enkel en alleen om de gevraagde nieuwsbrief toe te sturen. Wil je deze niet langer ontvangen? Dan kan je je via de link in de nieuwsbrief zelf uitschrijven.

Bestelling papieren publicatie

Wil je een papieren publicatie bestellen? Dan hebben we je naam, organisatie (indien van toepassing) e-mailadres en postadres nodig. Deze gegevens gebruiken we alleen en net zolang om je bestelling te verwerken en om je publicatie op te sturen. Daarna verwijderen we deze gegevens.

Heb je een belangrijke maatschappelijke of politieke functie? Dan kan het zijn dat je een publicatie of jaarverslag ontvangt in het kader van de wettelijke verantwoordingsplicht van Unia, zonder dat je dat expliciet op voorhand hebt gevraagd. Wil je deze documenten niet langer ontvangen? Dan kan je vragen om je gegevens geheel te laten wissen, volgens de procedure beschreven in deel IV ‘Jouw rechten’.

Vraag of opmerking via contactformulier

Om een antwoord te kunnen geven op je vraag of opmerking, hebben we je naam en e-mailadres nodig. Je bericht en je gegevens worden vervolgens doorgestuurd naar de collega die het best geplaatst is om je vraag te beantwoorden. Die bewaart je gegevens enkel en net zolang om je vraag te beantwoorden of gevolg te geven aan je opmerking. Je gegevens worden dus niet langer bewaard dan nodig om er gevolg aan te geven.

Volgen van een vorming of studiedag

Als je een vorming of studiedag volgt bij Unia, dan verwerken wij in principe jouw volledige naam, adres en e-mailadres. We hebben deze gegevens nodig voor de organisatie of opvolging. We gebruiken deze gegevens niet langer dan noodzakelijk om de hierboven vermelde verwerkingsdoeleinden te realiseren.

2.1.2. Wat is de wettelijke basis voor de verwerking van je gegevens?

Door een formulier op onze website in te vullen, ons een e-mail te sturen of door het volgen van een vorming/studiedag, geef je ons de machtiging om je gegevens te verwerken voor de hierboven vermelde doeleinden. Bepaalde van deze verwerkingen maken bovendien deel uit van onze wettelijke opdrachten en de daarmee verbonden verantwoordingsplicht naar overheidsinstanties.

2.1.3. Hoelang houden wij je gegevens bij?

Jouw persoonsgegevens worden bijgehouden zolang dit relevant is voor de hierboven vermelde verwerkingsdoeleinden. Wil je dat je gegevens uit onze gegevensbestanden verdwijnen? Lees dan de procedure beschreven in deel IV ‘Jouw rechten’.

2.1.4. Gebruik van cookies & statistische analyse van het websitegebruik

De enige cookies die Unia gebruikt, zijn technische essentiële cookies, analytische cookies via Google Analytics en marketingcookies van Twitter. Welke cookies worden bijgehouden en waarom? 

2.2. Bij het melden van discriminatie, haat of geweld

2.2.1. Waarom gebruiken we jouw gegevens?

Doe je een melding via ons online meldingsformulier, via e-mail, via telefoon of tijdens een intakegesprek? Of doet bijvoorbeeld een voogd of bewindvoerder namens jou een melding? Dan vragen we je minstens je naam, e-mail, telefoonnummer en genderidentiteit. Dit laatste gegeven hebben we nodig om aan overheden anoniem over ontvangen meldingen te rapporteren volgens gender.

Bij Unia verwerken we jouw (persoons)gegevens in het kader van een dossier strikt vertrouwelijk en binnen de grenzen van onze wettelijke opdracht en bevoegdheden, naar aanleiding van de melding die door jou of over jou aan ons is overgemaakt.

We delen de inhoud van je melding en je persoonsgegevens nooit zonder jouw expliciete toestemming op niet-anonieme wijze mee aan derden, tenzij aan personen of instanties die namens jou optreden, of aan instanties die gebonden zijn door een adequate verwerkersovereenkomst met Unia. Alleen de medewerkers van Unia die meldingen behandelen en de directie hebben toegang tot de integrale dossiers. Zij zijn allen tot strikte geheimhouding ervan gehouden.

2.2.2. Wat is de wettelijke basis voor de verwerking van je gegevens?

Het behandelen van dossiers rond discriminatie, haat of geweld, is een van de wettelijke opdrachten van Unia. Door zelf met ons contact op te nemen, heb je ons gemachtigd om jouw gegevens te verwerken voor de hierboven vermelde doeleinden.

2.2.3. Hoe lang bewaren wij je gegevens?

Als je een melding bij ons doet, bewaren we je persoonsgegevens tot 10 jaar na het afsluiten van het dossier. Daarna wissen we jouw gegevens integraal. Wil je dat je gegevens al eerder uit de databank verdwijnen? Dit kan onder bepaalde voorwaarden. Verdere richtlijnen vind je in deel IV ‘Jouw rechten’.

2.3. Bij het solliciteren bij Unia

2.3.1. Waarom gebruiken wij je gegevens?

Solliciteer je bij Unia? Dan worden je gegevens verwerkt door onze personeelsdienst in het kader van het beheer van de ons toegezonden vacatures. Zo kunnen we beoordelen of je aan de verwachtingen van een vacature voldoet en, indien dit het geval is, opnieuw contact met je opnemen.

2.3.2. Wat is de wettelijke basis voor de verwerking van je gegevens?

Jouw gegevens zijn nodig om ons in staat te stellen de meest geschikte kandidaat te selecteren wanneer een openstaande vacature moet worden ingevuld.

Door bij ons te solliciteren, heb je ons bovendien gemachtigd om jouw gegevens te verwerken voor de hierboven vermelde doeleinden.

2.3.3. Hoe lang bewaren wij je gegevens?

Alle gegevens rond sollicitaties worden 10 jaar bewaard, om toezichthoudende overheidsinstellingen de kans te laten de objectiviteit van de gehanteerde sollicitatieprocedure te toetsen. Na deze termijn gaan wij ervan uit dat jouw professionele situatie waarschijnlijk veranderd is en dat jouw sollicitatie daarom niet langer relevant is. Wil je dat jouw gegevens al eerder uit de databank verdwijnen? Dit kan (onder bepaalde voorwaarden). Verdere richtlijnen vind je in deel IV ‘Jouw rechten’.

3. Delen van persoonsgegevens

De persoonsgegevens die Unia verwerkt, zijn toegankelijk voor onze personeelsleden (of sommigen onder hen) op een strikte ‘need to know’ basis in het kader van hun functie.

Daarnaast doet Unia beroep op derde-dienstverleners voor diverse ondersteuning bij het uitvoeren van de activiteiten. Dit betreft met name:

  • IT-verwerkers, onder andere om jouw melding passend digitaal te bewerken;
  • toonaangevende onderzoeksbureaus/-instellingen, om jouw tevredenheid over onze werking te peilen, wat nodig is om te voldoen aan onze wettelijke rapportageplicht ten aanzien van overheden.

Unia werkt enkel samen met partners die de wettelijke regels respecteren inzake de verwerking van persoonsgegevens en waarmee Unia een verwerkersovereenkomst heeft.

Jouw persoonsgegevens worden door Unia niet doorverkocht of aan derden doorgegeven die hier commercieel gebruik van willen maken.

4. Jouw rechten

  • Je hebt recht te weten hoe en op welke juridische grond je gegevens worden verwerkt.
  • Je hebt het recht om je gegevens in te kijken en er een kopie te krijgen, zoals die bewaard worden in onze administratie.
  • Je hebt het recht om je gegevens aan te laten passen, aan te vullen of te corrigeren.
  • Je hebt binnen bepaalde grenzen het recht je gegevens te laten wissen, b.v. wanneer je je toestemming voor verwerking intrekt, je gegevens niet langer nodig zijn of wanneer de grond voor verwerking is weggevallen.
  • Je hebt het recht op gegevensoverdraagbaarheid, voor zover de wettelijke voorwaarden hiertoe voldaan zijn.
  • Je hebt het recht om je toestemming in te trekken om je gegevens verder bij te houden of te verwerken. Verwerkingen die tot dan gebeurden, blijven geldig.
  • Je hebt ook het recht om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit:

5. Gegevensbeveiliging

Unia neemt alle redelijke maatregelen om verlies, misbruik, openbaarmaking, ongeautoriseerde toegang of wijziging van persoonsgegevens te voorkomen.

Zowel op technisch als op organisatorisch vlak worden de nodige maatregelen getroffen om een voldoende beveiligingsniveau te voorzien. Zo werd onder meer voorzien in een aanvullende opleiding en training van het personeel, hanteren wij een strikt toegangsbeheer tot onze lokalen en werkingsmiddelen en sluiten wij adequate verwerkingsovereenkomsten met onze dienstverleners.

6. Geautomatiseerde besluitvorming

De verwerking van persoonsgegevens door Unia geeft geen enkele aanleiding tot enige geautomatiseerde besluitvorming.