We illustreren de verschillende stappen met dit voorbeeld: Een CEO van een bedrijf met veel diversiteit op de werkvloer, krijgt vaak vragen over het inrichten van een gebedsruimte. Ze wil hier graag op ingaan, omdat ze het belangrijk vindt dat de werknemers zich goed voelen op de werkvloer. Toch vreest ze voor negatieve reacties van andere werknemers, die dit zouden kunnen zien als een gunstmaatregel.

Stap 1: wat is het voorwerp van het verzoek?

De werknemers vragen of er een ruimte kan voorzien worden om een bepaalde religieuze praktijk te kunnen uitoefenen op de werkvloer die geen verband houdt met de jobinhoud. In dit voorbeeld gaat het over bidden op de werkvloer, maar het kan ook gaan over een krant of boek te kunnen lezen in stilte, te kunnen mediteren, …

De werknemers vragen dus om een ruimte (gebedsruimte, bezinningsruimte, stille ruimte).

Stap 2: wat is de samenstelling van de overleggroep?

De CEO stelt een overleggroep samen met daarin vertegenwoordigers van de belangrijkste betrokken partijen: de ondernemingsraad, de werknemersdelegatie, de werkgeversdelegatie en een vertegenwoordiger van de verzoekers.

Stap 3: welke stappen kunnen ondernomen worden in de onderhandelingsprocedure?

De overleggroep maakt een planning op en bepaalt hoe de onderhandelingsprocedure eruit kan zien. Dat begint bij het uiteenzetten van het verzoek, het organiseren van focusgroepen om ieders argument te horen en het bundelen van de voorgestelde oplossingen om uiteindelijk een voorstel in te dienen bij degene die de beslissing zal nemen. 

Stap 4: wat is niet onderhandelbaar in deze situatie op vlak van waarden en werkorganisatie?

De overleggroep bepaalt dat de werking van de dienst en de rendabiliteit niet in het gedrang mogen komen door een bepaalde aanpassing. Bovendien moeten de voorschriften rond hygiëne en veiligheid gerespecteerd worden, net als de waarden die de onderneming onderschrijft (respect, integriteit, verantwoordelijkheid, tolerantie, …). Tot slot moet er ook rekening gehouden worden met het pauzesysteem.

Stap 5: over welke aspecten kan wel onderhandeld worden?

De overleggroep bepaalt vervolgens waar er wél ruimte is voor onderhandeling: de plaats waar er gebeden of een andere activiteit verricht zou kunnen worden, aanpassingen aan werkuren, werken met een recupsysteem, gemengde ruimte voor man/vrouw, mogelijkheid tot rituele wassing (in het geval van bidden), …

Stap 6: welke voordelen brengt het inwilligen van het verzoek met zich mee?

De overleggroep overloopt welke voordelen een aanpassing zou hebben:

• de gelovige werknemers voelen zich gerespecteerd en erkend;
• de organisatie toont respect te hebben voor de verschillende religies op de werkvloer, wat goed is voor haar interne en externe imago;
• werknemers kunnen zichzelf zijn en uiting geven aan hun eigen identiteit en religie (= welzijn op het werk), wat op zich weer kan leiden tot verhoging van productiviteit;
• door de vraag te verbreden (zie stap 1) wordt rekening gehouden met andere werknemers. De gevonden oplossing is daardoor voordelig voor meer collega’s dan enkel een specifieke groep, waardoor onderlinge spanningen tussen werknemers vermeden worden.

Stap 7: Welke problemen kunnen zich manifesteren indien het verzoek ingewilligd wordt?

De overleggroep anticipeert mogelijke problemen: het voorzien van een gebedsruimte zou bijvoorbeeld kunnen leiden tot spanningen tussen werknemers, sociale controle, ongelijkheid tussen werknemers, …

De overleggroep denkt ook aan problemen die zich kunnen voordoen op vlak van organisatie.

Stap 8: aan welke oplossingen kan gedacht worden?

De overleggroep denkt na welk lokaal voor iedereen beschikbaar gesteld kan worden. Bovendien kunnen medewerkers:

• eventuele aanpassingen van het uurrooster bespreken met hun diensthoofd;
• water voorzien voor de rituele wassing (in geval van bidden);
• nadenken over de inrichting van de ruimte;
• het gebruiksreglement voor de ruimte opstellen.

Stap 9: wat zijn de gevolgen van de bedachte oplossingen?

De overleggroep lijst op welke gevolgen de oplossingen kunnen hebben voor de personen met wie het lokaal gedeeld wordt, het diensthoofd of de collega’s.

Stap 10: hoe kan de oplossing geïmplementeerd worden?

De overleggroep stelt voor om het arbeidsreglement aan te passen, om het bestaan van de nieuwe ruimte intern te communiceren en om contact op te nemen met de diversiteitsconsulent. Bovendien zal het gebruik van de ruimte na een bepaalde periode geëvalueerd worden.